L’externalisation de secrétariat, également connue sous le nom de télésecrétariat, consiste à confier la gestion des tâches administratives et de secrétariat à un prestataire externe, plutôt que de les effectuer en interne au sein de l’entreprise.
L’externalisation du secrétariat peut inclure diverses responsabilités telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la gestion des e-mails, la rédaction de documents, la gestion de l’agenda, la tenue de dossiers, etc. Ces tâches peuvent être réalisées à distance par des professionnels formés et expérimentés dans le domaine du secrétariat.
Pour externaliser votre télésecrétariat, vous pouvez suivre ces étapes :
- Définissez vos besoins : Identifiez les tâches spécifiques que vous souhaitez externaliser, telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la gestion des e-mails, etc.
- Recherchez des prestataires de services : Effectuez une recherche en ligne pour trouver des entreprises spécialisées dans les services de télésecrétariat. Vous pouvez également demander des recommandations à d’autres entrepreneurs ou entreprises.
- Évaluez les prestataires potentiels : Comparez les services offerts, les tarifs, les références client, et prenez en compte la réputation de l’entreprise. Assurez-vous qu’ils disposent des compétences requises et d’une bonne expérience dans le domaine.
- Communiquez vos besoins : Contactez les prestataires sélectionnés pour discuter de vos besoins spécifiques. Expliquez clairement les tâches à accomplir, les délais et les exigences de communication.
- Établissez un contrat : Une fois que vous avez sélectionné un prestataire, établissez un contrat détaillant les responsabilités, les délais, les tarifs, les conditions de confidentialité, etc. Assurez-vous de bien comprendre les termes et conditions avant de signer.
- Mettez en place les outils de communication : Assurez-vous que le prestataire dispose des outils de communication nécessaires pour gérer efficacement les tâches externalisées, tels que les systèmes téléphoniques, les logiciels de gestion des appels, les outils de messagerie, etc.
- Commencez la collaboration : Une fois que le contrat est en place, fournissez au prestataire toutes les informations et les ressources nécessaires pour commencer le travail. Assurez-vous de maintenir une communication régulière pour suivre les progrès et résoudre d’éventuels problèmes.
- Effectuez des contrôles réguliers : Surveillez régulièrement les performances du prestataire et demandez des rapports ou des mises à jour pour vous assurer que les tâches sont effectuées correctement.
En externalisant votre télésecrétariat, vous pouvez bénéficier de la flexibilité, de l’expertise et de la réduction des coûts associés à l’embauche d’un personnel interne. Cela vous permet également de vous concentrer sur vos activités principales tout en sachant que les tâches administratives sont bien prises en charge.
